Документы являются источником жизнеспособности бизнеса, но только если правильно ими управлять, хранить, анализировать и синтезировать их. Недостаточно иметь доступ к нужным документам или наборам данных. Ими необходимо правильно управлять, чтобы они приносили пользу и, в конечном итоге, увеличивали прибыль компании. Здесь в игру вступают системы управления документооборотом.
Что такое система управления документами?
Системы управления документами представляют собой единый автоматизированный центр, позволяющий организовать различные типы документов, появляющихся на современном рабочем месте.
В отличие от традиционных устаревших систем, которые не обладают гибкостью, повышают риски безопасности и часто несовместимы с новыми технологиями, эти безбумажные системы особенно полезны для предприятий, стремящихся расширить себя в сторону цифрового бизнеса. Например, модернизировав способы управления кредиторскими группами в разных отраслях, своими заявками, счетами-фактурами, заказами на покупку, квитанциями и контрактами с поставщиками. Эти решения позволяют специалистам работать в полностью автоматизированной и эффективной цифровой среде.
Преимущества систем управления документами
- Снижаются затраты
Поскольку стоимость бумаги продолжает стремительно расти, связанные с этим эксплуатационные расходы также неуклонно растут. Система электронного документооборота может значительно сократить расходы, связанные с ошибками или потерей документов, нарушениями нормативных требований, тратой бумаги и других ресурсов и типичными ошибками при вводе данных.
- Улучшается рабочий процесс
Избегайте проблем, связанных с несвязанными рабочими процессами, путем оцифровки критически важных документов в системе управления документами, основанной на искусственном интеллекте и оптическом распознавании текста. Оцифровав свои документы и переместив их в электронный рабочий процесс для проверки, утверждения и хранения в автоматизированной системы, ваша организация также может установить уровень доступа к документам и вести подробный аудит, отслеживая активность пользователей.
Можно ли отдать делопроизводство на аутсорсинг?
Вы можете освободить собственные ресурсы в компании, если отдадите управление документами на аутсорсинг. Стоит это делать или нет - можно решить по итогам анализа ваших бизнес-процессов и работы с документами. Специалисты смогут посоветовать вам, как организовать документооборот и целесообразно ли поручить это вашим собственным сотрудникам или вынести за пределы вашего бизнеса. После проведения аудита документооборота специалисты дадут вам рекомендации, предложат решения, разработают необходимые процедуры и регламенты. (подробнее на https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/)
Если же вы решите отдать делопроизводство на аутсорсинг, выбирайте для этого проверенные компании. Это позволит вам снизить зависимость от персонала и его текучки, болезней и увольнений, а также оптимизировать расходы и непрофильную часть вашего бизнеса и сфокусироваться на ключевых сотрудниках и бизнес-процессах. |
1551
6
