Профессиональные выставки занимают значительное место в арсенале PR-инструментов любой успешной компании. Они используются в качестве средства общения с целевой аудиторией, презентации нового продукта или услуги и проведения опросов и исследований, предоставляют огромные возможности для установления новых контактов и поддержания старых связей. В сущности, выставка – это некое сообщество, «клуб по интересам», где собирается группа определенных, заведомо заинтересованных в посещении данного мероприятия людей. И к ним относятся не только зрители, но широкий круг лиц и организаций, среди которых:

• Посетители;
• СМИ различного уровня;
• Общественные, благотворительные и государственные организации;
• Владельцы других выставочных комплексов;
• Ваши клиенты;
• Ваши партнеры;
• Ваши конкуренты.

Поэтому выставочный PR – неотъемлемая часть маркетинговой политики компании, которая стремится перейти на новый уровень бизнеса, повысить узнаваемость бренда, лояльность клиентов или ускорить процесс сбыта своей продукции. Основная задача выставки, прежде всего, – формирование положительного образа компании и ее продукции и услуг. Что же включает в себя подготовка к выставке и каковы составляющие ее успеха?

Подготовку и реализацию выставки можно условно разделить на несколько этапов:

• Определение целей мероприятия. От начальной постановки задач во многом зависит дальнейший ход выставочного мероприятия. Так, в целях повышения узнаваемости бренда выставка может представлять собой некое шоу, в рамках которого можно «обыграть» презентацию товара или услуги. Для ускорения сбыта можно предусмотреть возможность дегустации, пробы нового продукта и т.д.
• Поиск подходящей выставочной площадки – важнейший организационный момент. Если компания является организатором мероприятия, то необходимо найти подходящее помещение, вмещающее всех приглашенных представителей СМИ, участников, гостей, партнеров. Прежде всего, это должно быть место до которого удобно добраться и прессе и остальным приглашенным. Если вы не организуете выставку, а являетесь участником мероприятия, то стоит обратить внимание на авторитетность выставки, ее организатора и выставочного комплекса, ознакомиться с условиями участия в выставке, узнать численный состав участников, уточнить у оргкомитета информацию по техническому оснащению площадки.
• Подобрав место, где вы сможете «развернуться», переходите к организационным вопросам. В эту статью подготовки входит все: от разработки художественной концепции презентации своего продукта до создания, сборки и установки брендированного выставочного стенда. На этом же этапе определяется состав представителей-участников выставки от вашей компании; подготовка наружной рекламы и рекламной продукции, которую посетители смогут получить на руки; определение необходимого размера выставочной площади; если требуется – страхование экспонатов и сотрудников на время участия; заключение договора на выставочные услуги с оргкомитетом.
• Работа выставки. Ключевой момент – налаживание коммуникации с целевой аудиторией и обеспечение ее рекламной продукцией непосредственно у стенда компании.
• По окончании дня X действие PR-кампании не прекращается. Важнейший этап – анализ проделанной работы и подведение итогов по каждому из пройденных этапов.

Подведем итоги. Подход к мероприятию, чтобы не упасть в грязь лицом, должен быть максимально серьезным, а подготовка – самой основательной. На участника выставочного мероприятия ложится огромная ответственность за сохранение и улучшение собственной репутации. И если в вашей компании нет собственного PR-отдела, в компетенции которого находится подготовка подобных мероприятий, то возлагать организацию на плечи сотрудников других отделов только потому что один – отличный оратор, а другой – гениальный организатор, не стоит. Не будучи профессионалами, они не смогут учесть всех тонкостей процесса проведения PR -акции и плоды их трудов могут обернуться неблагоприятно для всей фирмы. Экономия – весьма сомнительное достижение, когда на кону стоит престиж компании и репутация, заработанная годами. Лучше доверьте эту работу профессионалам. В агентстве PR-КнязевЪ вам окажут полный комплекс услуг по подготовке и проведению выставочной PR–кампании от выявления целей и задач предстоящего мероприятия и оформления выставочной площадки до подготовки подробного аналитического отчета по его итогам. Специалисты, обладающие 15-летним опытом работы в сфере маркетинговых коммуникаций, не упустят из внимания ни одной детали. Доверьте свою репутацию опытным рукам профессионалов.